Digitale Dokumentenablage für Hausverwaltungen
Wir übernehmen das komplett: Wir räumen die bisherige Ablage deiner Hausverwaltung auf, egal wie chaotisch sie ist, und schließen Mail, Briefpost und Scanner an. Ab dann landet jedes neue Dokument von allein am richtigen Platz. Du findest alles in Sekunden, auch am Handy.
Such mal was!
So sieht ein ganz normaler Tag aus, wenn sich die Ablage selbst macht.
Der Brief liegt im Stapel, bis jemand Zeit zum Scannen hat.
Foto mit dem Handy. Kurz danach liegt er am richtigen Platz.
Belege zusammensuchen, mailen, die Hälfte doppelt schicken.
Er hat seinen eigenen Zugang. Du schickst nie wieder etwas hinterher.
„Ich schau im Büro nach und melde mich.“
Handy raus, Suchwort tippen, Vertrag offen. Noch im Gespräch.
Keiner weiß, wo sie es abgelegt hat.
Jeder findet alles. Weil keiner mehr von Hand ablegt.
wischen →
Ordner auf dem Server, Dateien in der Cloud, Anhänge in alten Postfächern: Wir holen alles, was schon da ist, sortieren es ein und machen jedes Wort darin durchsuchbar. Du musst vorher nichts aufräumen.
Allein das Aufräumen ist den Preis schon wert.
Kisten voller Papierakten? Die lassen wir auf Wunsch extern scannen, oder du scannst selbst. Mehr dazu unter Fragen.
Wir schließen jeden Eingang an: Mail, Briefpost, Scanner und deine Tools. Ihr arbeitet weiter wie bisher. Nur das Ablegen fällt weg.
Ordner auf dem Server, Cloud, alte Postfächer: Wir ziehen alles um, ordnen alles richtig zu und machen es durchsuchbar.
Rechnungen und Schreiben, die als Anhang kommen, landen als Dokument in der Ablage. Die Mail bleibt in deinem Postfach.
Foto mit der App auf dem Handy, fertig. Oder ein fertig eingerichteter Scanner von uns. Oder dein vorhandener.
Was Dokumente rausgibt, schließen wir an. Es gibt jede Schnittstelle der Welt. Wir bauen sie dir auch. ;)
wischen →
So fühlt sich deine Ablage an: im Browser auf jedem Rechner und am Handy, für dich und dein Team. Probier es unten mit Beispieldaten der erfundenen Hausverwaltung Sonnenhof aus. Such nach „Klempner“ oder öffne ein Dokument. Wie deine Ablage im Detail aussieht, richten wir mit dir ein.
Wechsel oben rechts die Ansicht: Jeder im Team sieht genau die Dokumente, die er sehen soll. Von Hand ablegen musste dafür niemand.
Wer später mehr mit KI machen will, braucht zuerst eine saubere Datenbasis. Die entsteht mit BELE ganz nebenbei.
Eine KI ist nur so gut wie die Unterlagen, auf die sie zugreift. Genau diese Basis schaffen wir: alles vollständig, sortiert und maschinenlesbar an einem Ort.
Was haben wir mit Herrn Krüger zur Dachsanierung vereinbart?
Er hat am 03.09. zugestimmt, wenn das Gerüst bis 15.11. wieder weg ist.Quelle: Schreiben Krüger
Welche Verträge kann ich bis Jahresende noch kündigen?
Das kann KOLLE, unser KI-Kollege für Hausverwaltungen. Er arbeitet direkt mit deiner fertigen Ablage, auf unseren eigenen Servern. Nichts verlässt das Haus.
KOLLE kennenlernen →Selbst betrieben, kein weiterer Anbieter dazwischen. Auf Wunsch auch bei dir im Büro.
Tägliche Backups und die neueste Version. Darum musst du dich nie kümmern.
Jeder Betrieb bekommt seine eigene, getrennte Ablage. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Export jederzeit, mit allen Zuordnungen. Kein Festhalten, keine Abhängigkeit.
wischen →
Unter der Haube setzen wir auf Paperless, eine bewährte Software für digitale Ablagen. Wir sorgen dafür, dass sie für deine Hausverwaltung aufgebaut ist, alles reinkommt und jeden Tag läuft.
„Ich nutze genau diese Ablage seit Jahren in all meinen Firmen. Jeder, der das sieht, ist begeistert, und ich möchte das allen Betrieben ermöglichen, die das dringend brauchen, aber nicht können.“
Tobi, Gründer von BELE, KOLLE und HÄNG OUTDOORS
Hinter BELE steht kein Konzern, sondern ein Gründer, der genau diese Ablage jeden Tag selbst nutzt. Die Server betreiben wir selbst, in Deutschland.
Keine Zuschläge pro Dokument, keine Seitenpreise, kein Kleingedrucktes.
Große Papierbestände scannen wir auf Wunsch extern zum Festpreis. Selbst scannen geht natürlich auch.
Läuft-oder-0-€-Garantie: Läuft deine Ablage im ersten Monat nicht wie besprochen, zahlst du gar nichts.
Ablage übergebenWir haben keine Zeit für ein IT-Projekt.
Musst du auch nicht. Ein Gespräch und ein paar Zugänge, den Rest machen wir.
Unsere Ablage ist das reinste Chaos.
Genau dafür sind wir da. Den digitalen Altbestand erfassen und sortieren wir mit, ohne Aufpreis.
Wir haben noch Kisten voller Papier.
Neue Post ist per Handy oder Scanner drin. Große Altbestände lassen wir auf Wunsch extern scannen, oder du scannst selbst.
Mein Team muss das erst lernen.
Kaum. Gesucht wird wie im Internet, abgelegt wird gar nicht mehr.
Sind die Mieter- und Eigentümerdaten sicher?
Eigene Server in Deutschland, getrennte Ablage pro Betrieb, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Und wenn es nicht passt?
Läuft es im ersten Monat nicht wie besprochen, zahlst du nichts.
Was, wenn ich wieder raus will?
Export jederzeit, mit allen Zuordnungen. Deine Dokumente gehören dir.
Lohnt sich das für uns?
Rechne kurz: Spart dein Team pro Woche nur eine Stunde Suchen, ist das schon mehr wert als der Monatsbeitrag.
Und das alles für 79 € im Monat.
79 € netto im Monat bei 12 Monaten Laufzeit, oder 99 € netto im Monat bei monatlicher Zahlung, dann monatlich kündbar. Die Einrichtung inklusive Erfassung deines digitalen Altbestands kostet regulär 990 €, aktuell übernehmen wir sie. Zuschläge pro Dokument gibt es nicht.
Ja, genau dafür sind wir da. Wir erfassen alles, was digital schon da ist, aus Ordnern, vom Server, aus der Cloud und aus alten Postfächern, und sortieren es ein. Vorher aufräumen musst du nicht.
Neue Briefpost ist inklusive, per Handy-Foto oder Scanner. Für große Papierbestände, etwa Kisten voller alter Akten, organisieren wir auf Wunsch einen externen Scandienst zum Festpreis. Die Scankosten trägst du, die Koordination übernehmen wir. Du kannst auch jederzeit selbst scannen, dann sortieren wir alles ein.
Sehr wahrscheinlich. Was Dokumente per Export, Mail oder Schnittstelle rausgibt, schließen wir an. Im ersten Gespräch prüfen wir das für deine Software.
Das geht natürlich, die Software dahinter, Paperless, kann man selbst betreiben. Wir helfen Firmen, die das nicht können oder nicht wollen. Zum laufenden Betrieb gehören Hosting, Deployment, Sicherheitspatches, Updates, Backups, Monitoring, Rechteverwaltung und die Einrichtung der Texterkennung. Dazu kommen Ablagestruktur, Altbestand und das Anbinden aller Eingänge. Im Alltag lohnt es sich oft, genau das auszulagern und sich aufs Kerngeschäft zu konzentrieren.
Auf unseren eigenen Servern in Deutschland, ohne weiteren Anbieter dazwischen, oder auf Wunsch bei dir im Büro. Jeder Betrieb hat eine eigene, getrennte Ablage, und du bekommst einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Im Monatstarif kündigst du zum Monatsende, im Jahrestarif zum Ende der 12 Monate. Du bekommst alle Dokumente samt Zuordnungen als Export. Deine Daten gehören dir.
Trag deine E-Mail ein. Wir melden uns und klären in einem kurzen Gespräch, wo deine Dokumente heute liegen und wie wir sie erfassen.
Vorher aufräumen musst du nicht. Dafür bin ja ich da.
✓ Text erkannt. Jedes Wort ist durchsuchbar.